Joulukuussa teknillisessä korkeakoulussa ilmestyneessä diplomityössäni tutkin yritysten liiketoimintatiedon keruuta, sen käyttöä ja levittämistä organisaatioissa. Tapaustutkimuksessa perehdyttiin kolmen eri alan yrityksen tiedonkäsittelyprosesseihin, ja havaitut käytännöt paljastavat CI-toiminnan olevan vielä suurissakin yrityksissä osin lapsenkengissä. Tutkimuksen perusteella hahmoteltiin kaksi erilaista lähestymistapaa tiedonkeruun järjestämiseen, keskitetty ja hajautettu malli.

Keskitetyssä mallissa yrityksen tiedonkeruu hoidetaan keskitetysti yhden osaston koordinoimana, ja tiedonkeruulla on selkeä vastuuhenkilö tai -osasto. Mallin edut ovat muun muassa varmistettu tiedonkeruu, toimivat tiedonjakoprosessit sekä yhtenäiset tietotuotteet. Sen sijaan kerätty tieto saattaa olla joissakin tapauksissa liian yleisluontoista ollakseen relevanttia koko organisaatiolle, jolloin on olemassa vaara, että tietotulvaa vain pahennetaan. Lisäksi organisaation äärilaidalta tulevat heikot signaalit saattavat jäädä huomioimatta sekä lähellä markkinoita ja asiakasta oleva tieto uhkaa jäädä toisarvoiseksi.

Hajautetussa mallissa liiketoimintatietoa kerätään organisaation eri osissa eri tavoin. Erona keskitettyyn malliin tiedonkeruuprosessit voivat olla hyvin vaihtelevia ja jopa päällekkäisiä. Silti tiedon relevanssi eri organisaation osissa saattaa parantua, kun kerätty tieto on lähtöisin ympäristöstä, joka on lähempänä asiakasta ja jossa asiakkaan tarpeet ymmärretään paremmin. Hajautetun mallin ongelmana saattaa olla tiedonkeruuvastuun puuttuminen ja se, ettei erinäisiä tiedonpalasia osata kasata järkeväksi kokonaiskuvaksi.

Diplomityössä ehdotetaan optimaaliratkaisuksi sellaista tiedonkeruurakennetta, jossa keskitetty osasto on vastuussa tiedonkeruusta ja -prosessoinnista. Tämä osasto käyttäisi syötteinään erilaisia tiedonlähteitä ympäri organisaatiota. Kaikkea tietoa ei ole tarkoitus levittää turhaan ympäri yritystä, vaan esimerkiksi toisiaan lähellä toimivien yksikköjen tiedonjakoa pyritään parantamaan ja tietosynergioita havaitsemaan. Luonnollisesti markkinoiden kilpailutilanne, rakenne ja tuotteiden tai palvelujen laatu vaikuttavat siihen, millainen tieto on olennaista yritykselle. Yrityksen tiedontarpeiden määrittely onkin nähtävä eräänä tärkeimpänä lähtökohtana tiedonkeruujärjestelmien suunnittelussa.