Suurin osa suomalaisten yritysten henkilökunnasta käyttää aktiivisesti sosiaalista mediaa vapaa-ajallaan, mutta työelämässä sen hyödyntäminen koetaan usein haasteelliseksi. On tilanteita, joissa on vaikea määritellä millä tavalla työminä ja vapaa-ajan minä kohtaavat ja miten eri tilanteisiin pitäisi suhtautua. Tähän saakka organisaatiot ovat selvinneet "laissez faire" -mentaliteetilla, mutta aika on muuttanut tätä tilannetta. Sosiaalisen median toimintaohjeistus on hyvä olla valmiina jokaisessa organisaatiossa.
Tässä joitakin ohjeita ohjeiston kokoamiseen:
1. Suosi neuvoja, ei kieltoja
Ohjeistoa ei kannata luoda negaation kautta, vaan pikemminkin hyvinä neuvoina ja periaatteina, joihin on hyvä tukeutua kimuranteissa tilanteissa. Organisaatioiden kannattaa kannustaa työntekijöitään mukaan sosiaaliseen mediaan, koska se tarjoaa usein tehokkaita työkaluja tehtävään kun tehtävään. Suoranaiset kiellot sopivat vain tilanteisiin, joissa sosiaalisen median käyttö todella vaarantaa henkiä (lentäjät, lääkärit, turvallisuustyöntekijät, yms.), muuten selvitään selkeillä toimintaohjeilla.
2. Napakkuus on valttia
Hyvä säännöstö on lyhyt ja ytimekäs. Ihanteellinen pituus on A4, jonka voi vaikka tarvittaessa liimata työpisteen seinään.
3. Keskity tapoihin, joilla sosiaalisessa mediassa toimitaan, ei yksittäisiin palveluihin
Säännöstö vanhenee alta aikayksikön, jos niissä keskitytään yksittäisiin sosiaalisen median palveluihin. Kannattaa pikemminkin erilaisiin tapoihin, joilla sosiaalisessa mediassa kommunikoidaan.
4. Tarjoa koulutusta niiden palveluiden käyttöön, joita henkilökuntasi käyttää päivittäin
Ei kannata olettaa, että kaikki palvelut ovat kaikille tuttuja. Kannattaa kouluttaa henkilökunta käyttämään heidän työssään tarvitsemia palveluita. Tässä yhteydessä voidaan myös tarkistaa yksityiskohtaiset pelisäännöt.
5. Tutustu muiden sääntöihin ja hyödynnä niitä
Monet organisaatiot ovat julkaisseet omat sosiaalisen median sääntönsä verkkoon, niihin kannattaa tutustua ennen omien sääntöjen kirjoittamista. Hyvänä esimerkkinä ovat esimerkiksi IBM:n säännöt http://www.ibm.com/blogs/zz/en/guidelines.html.
Tässä vielä poimintoja joistakin hyvistä ohjeista (Shiftcommunications, IBM, yms), joita voi hyödyntää myös omia sääntöjä laatiessa. Tietenkin jokaisella organisaatiolla on omat ainutlaatuiset tarpeensa myös säännöstölle, mutta tähän on valittu yleisiä ohjeita:
I. Toimi avoimesti ja rehellisesti ja kerro aina, että työskentelet yrityksessäsi
Rehellisyys ja läpinäkyvyys ovat tärkeitä valtteja sosiaalisessa mediassa. Jos kirjoitat yrityksestäsi esiinny aina omalla nimellä ja kerro roolisi yrityksessä. Älä osallistu yritystäsi käsitteleviin keskusteluihin, joissa joudut toimimaan toisin. Tämä pätee myös vapaa-ajalla. Verkko ei tunne viikonloppuja eikä iltoja.
II. Älä julkaise virheellistä tai väärää informaatiota itsestäsi tai organisaatiostasi
Tilanteesta riippumatta puhu aina totta ja tarkista lähteesi. Vaikka sosiaalisessa mediassa ei ole vielä lainopillista vastuuta tarkistaa lähteitä, tässä kannattaa varautua jo valmiiksi tulevaisuuteen. Välillä on tilanteita, joissa on myös julkaistava negatiivisia uutisia, mutta negatiivisuuskin on hyväksyttävämpää kuin valheet.
III. Jos kommentoit, kommentoi harkiten
Jos kommentoit keskusteluja, kuvia, videoita yms., tee se kunnioittavasti ja harkiten. Yrityksen edustajana ei ole hyvä spämmätä, puhua ohi aiheen tai käyttäytyä tavalla, joka voidaan tulkita loukkaavaksi. Hyvänä nyrkkisääntönä voi pitää, että jokaisen kommenttisi voisi poimia milloin tahansa organisaatiosi verkkosivuille tai matrikkeliin.
IV. Keskity siihen, mitä osaat ja käytä niitä palveluita, jotka ovat työsi kannalta hyödyllisiä
Kun tuotat sisältöä verkkoon, keskity niihin aiheisiin, joissa olet parhaimmillasi ja jotka kuuluvat omaan työrooliisi. Pidä tietenkin mielessä myös luottamuksellisuuden tuomat rajoitukset.
V. Jos vastaat negatiiviseen palautteeseen tai olet eri mieltä, pitäydy faktoissa
Kaikkiin keskusteluihin ei tarvitse lähteä mukaan, mutta jos päätät osallistua keskusteluun, jossa organisaatiotasi kritisoidaan, pitäydy aina faktoissa ja pyri tuomaan keskusteluun organisaatiosi näkökulma tyynesti. Älä lähde mukaan provokaatioon.
VI. Jos puhut kilpailijoista, puhu diplomaattisesti. Sama pätee myös asiakkaisiin.
Kannattaa myös tarkistaa kenellä on lupa kommentoida näitä asioita. Asiakkaisiin liittyviä teemoja kannattaa kommentoida harkiten.
VII. Kannattaa olla puuttumatta mihinkään, joka liittyy organisaation lainopillisiin kysymyksiin, sopimuksiin tai yksittäisiin asiakastapauksiin.
Myös mahdollisiin organisaation kriiseihin liittyviä kommentteja kannattaa harkita ja tarkistaa omat valtuutesi.
VIII. Käytä aina maalaisjärkeä
Ole järkevä suojellessasi omaa yksityisyyttäsi tai yrityksen luottamuksellista aineistoa. Verkossa kaikki säilyy lähes ikuisesti.